Una fattura è un documento che conferma l'espletamento di un servizio o la spedizione di un prodotto. Anche se le fatture possono essere considerate una conferma o ricevuta, molti dei miei clienti inviano fatture ai propri acquirenti perché desiderano essere pagati, motivo per cui è necessario includere i termini di pagamento in ogni fattura.
Certo, è importante che i tuoi clienti conoscano i dettagli di ciò che hanno acquistato, come importi, date, metodi di pagamento accettati, descrizioni, quantità, ecc. Tuttavia, è altrettanto importante indicare chiaramente le tue regole di pagamento. Una fattura è un documento legale che attesta il completamento di una vendita. In assenza dei termini di pagamento, tuttavia, come farebbe un avvocato, un giudice o un arbitro a stabilire se un cliente è in ritardo su un pagamento?
Termini di pagamento più usati dalle piccole imprese
I termini di pagamento riportati in fattura possono variare a seconda del cliente. In ogni singola fattura, i termini di pagamento devono essere chiari, comprensibili e rilevanti. È bene concordare in anticipo i termini di pagamento (al momento della ricezione dell'ordine o della firma del contratto) per poi riportarli in fattura. A proposito, non esitare a utilizzare termini di pagamento differenti per i diversi articoli riportati in fattura, oltre che per l'importo totale. Di seguito sono indicati i termini di pagamento più usati dai miei clienti.
- A 30 giorni è il termine di pagamento più diffuso; tuttavia molti clienti, specialmente le aziende più grandi, spesso cercano di negoziare il pagamento a 45 o 60 giorni per avere più tempo a disposizione.
- Il termine di pagamento A 30 giorni con sconto pronta cassa del 2% indica che l'importo della fattura è dovuto a 30 giorni; tuttavia, in caso di pagamento anticipato, il cliente riceverà uno sconto del 2%. Se hai bisogno di aumentare il flusso di cassa, offrire uno sconto per i pagamenti anticipati può essere di grande aiuto. Sei tu che decidi lo sconto, anche se in genere è compreso tra l'1% e il 3%.
- "A fine mese" e "Entro il 15 del mese successivo" sono termini di pagamento meno utilizzati. Il termine di pagamento "A fine mese" non viene impiegato spesso, a meno che si tratti della scadenza di un pagamento mensile ricorrente. L'idea è di motivare i tuoi clienti a pagare entro la fine del mese o lo stesso mese in cui hai inviato la fattura. I clienti che ricevono la fattura nella prima settimana del mese potrebbero non opporsi al pagamento entro fine mese, ma quelli che ricevono la fattura il 29 potrebbero avere qualcosa da ridire. Oltre alle fatture mensili ricorrenti, l'unico caso in cui il termine di pagamento "A fine mese" può essere utile è se invii le fatture a inizio mese. Io consiglio di inviare le fatture a lavoro eseguito, senza aspettare un giorno specifico.
- Molti sconsigliano di utilizzare i termini di pagamento A ricevimento fattura perché i clienti tendono a ignorarli. Quando chiedi a qualcuno di pagare al ricevimento della fattura, è come dire, "Mi rendo conto che quasi tutti pagano a 30 giorni, ma tu mi devi i miei soldi subito". Detto questo, se il cliente è disposto ad accettare questi termini, potrai aumentare il flusso di cassa e avere un vantaggio sulla riscossione del pagamento perché non devi aspettare 30 giorni. Per questi motivi, io richiedo i pagamenti a ricevimento fattura come procedura standard. Se i clienti accettano e mi pagano subito, perché no?
Includi i termini di pagamento in ogni fattura
Chiedi a qualsiasi commercialista e ti dirà che una vendita ha luogo una volta che la fattura è stata inviata (supponendo che fatturi in modo puntuale). Ma se chiedi a qualsiasi imprenditore esperto, ti dirà che una vendita ha effettivamente luogo quando il denaro del cliente è sul tuo conto bancario. Puoi dedicare tutto il tempo che vuoi all'invio di fatture ai tuoi clienti, ma se non ti pagano, la tua attività non durerà a lungo. E proprio qui entrano in gioco i termini di pagamento.
Termini di pagamento per settore
Nel formulare le tue condizioni di pagamento, fai in modo che i tuoi clienti le possano riconoscere facilmente. Ad esempio, la maggior parte dei produttori prevede termini di pagamento a 30 giorni. I miei clienti nel settore edilizio non potrebbero mai richiedere pagamenti a 30 giorni e di solito devono accontentarsi di termini a 60 o 90 giorni. La maggior parte delle ditte che hanno a che fare con gli uffici pubblici si aspettano termini di pagamento a 90 o 180 giorni. Le aziende che vendono materie prime, ad esempio i rottami metallici, vogliono essere pagate entro pochi giorni al massimo. Se spedisci i tuoi prodotti ai clienti, non è raro richiedere il pagamento alla consegna (contrassegno).
Il messaggio è chiaro: non fare nulla fuori dall'ordinario o finirai per creare confusione, rischiando di ricevere i pagamenti in ritardo. Parla con persone che lavorano nel tuo settore, fai domande alle fiere ed effettua tutte le ricerche del caso.
Fai rispettare i termini di pagamento
Se prendi sul serio i tuoi termini di pagamento, lo faranno anche i tuoi clienti. Se dici "Pagamento a 30 giorni" e il cliente non paga, inizia ad addebitare gli interessi. Attendi prima di spedire gli ordini o erogare i servizi richiesti. In altre parole, prevedi una procedura formale di recupero crediti e una politica per i pagamenti in ritardo. Metti i clienti alla prova. Se sgarrano, mandagli la lettera dell'avvocato. Se un cliente è notoriamente un ritardatario nei pagamenti, aumenta i prezzi per far fronte al tempo e al denaro spesi per farti pagare oppure richiedi un acconto. Oppure, considerando il fatturato del cliente e i mal di testa che ti causa, considera di interrompere la relazione commerciale.
Se la pensi come me e molti dei miei clienti, scoprirai, anche dopo pochi anni di attività, che gestire il recupero crediti per mancato pagamento è molto fastidioso, oltre a essere un'enorme perdita di tempo. Il mercato è pieno di buoni clienti che pagano le fatture e non fanno storie con i propri fornitori. Concentrati su di loro: dormirai sonni tranquilli e avrai più soldi in banca.
E ora la cosa più importante: offri ai tuoi clienti un modo semplice per inviare pagamenti.
Offrire una modalità di pagamento semplice può aiutarti a ricevere i tuoi soldi in tempi più brevi. Ad esempio, il 79% delle aziende che utilizzano i Pagamenti via email di PayPal ha dichiarato di aver ricevuto i pagamenti entro una settimana dal momento dell'invio della fattura.1
In poche parole: non prendere sottogamba i termini di pagamento riportati nelle tue fatture. I miei migliori clienti non lo fanno mai.
Chi è l'autore?
Gene Marks, esperto di piccole imprese
Commercialista e portavoce delle piccole imprese, Gene Marks aiuta i titolari e i dirigenti delle piccole imprese a comprendere le tendenze politiche, economiche e tecnologiche che influenzeranno le loro attività, in modo che possano prendere decisioni convenienti.
I contenuti di questo sito sono forniti solo a scopo informativo. Prima di prendere qualsiasi decisione a livello aziendale, dovresti sempre richiedere consulenza contabile, finanziaria e legale, professionale e indipendente.
1Fonte: comScore, sulla base di un sondaggio condotto su 1.226 titolari di piccole (e medie) imprese statunitensi e canadesi, a cui è stato chiesto quanto tempo occorre in media per ricevere un pagamento dal momento in cui la fattura viene inviata tramite il loro strumento di fatturazione principale (dicembre 2017). 320 delle aziende intervistate utilizzano attualmente PayPal.